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Dicas para gerir melhor as 24 horas de cada dia.

Entre prazos urgentes, assuntos prioritários, e questões pendentes, nem sempre é facil encontrar tempo para tudo. Damos-lhe algumas dicas, para gerir melhor as 24 horas de cada dia.

1. Planeie antecipadamente
O planeamento é a peça chave de uma boa gestão do tempo e merece todo o tempo que se possa dispensar nessa actividade. Não basta, no entanto, planear - é preciso implementar esse mesmo planeamento, o que significa ser rigoroso em relação às realidades do dia a dia e prever tempo para os inevitáveis habituais atrasos. Um bom planeamento deve ser flexível e com margem de manobra suficiente para ser adaptável às circunstâncias.

2. Organize actividades de lazer
Os planos de gestão de tempo acabam por interferir no seu tempo pessoal e não apenas nas suas horas de trabalho. Por isso, tente ajustar no seu calendário tempo para a família, amigos, exercício físico, hobbies ou projectos especiais em vez de lhes dedicar apenas o que restar do tempo que passa a trabalhar. O ideal é o equilíbrio entre as componentes pessoal e profissional.

3. Seja "generoso" na definição dos prazos de entrega
Uma das regras mais inteligentes para uma gestão efectiva de tempo é estabelecer datas com prazos mais dilatados, mas não exagerados. Isto permite lidar com os habituais contratempos que inevitavelmente acontece. Além disso, surpreenderá os chefes ao entregar-lhe os projectos antecipadamente.

4. Estabeleça etapas
É muito fácil deixar de lado projectos de grande envergadura em virtude das suas dimensões.
Ao dividir um grande projecto em tarefas mais pequenas e estabelecendo um prazo para cada uma delas, conseguirá realizar o mesmo com muito menos stress do que tentando fazer tudo de uma única vez.

5. Mantenha-se a par do seus progressos
Cada grande projecto necessita de uma calendarização que estabeleça prazos de entrega e etapas. Se definiu prazos realistas que incluam algum tempo de derrapagem, os seus progressos devem coincidir com o seu calendário. Se verificar que está muito atrasado relativamente à data prevista, mais vale avisar o seu chefe ou o seu Cliente. Assim, poderá alargar os prazos ou avaliar o que pode ser feito para recuperar o tempo perdido.

6. Estabeleça parâmetros para dizer não
Todos conhecemos pessoas que definem muito bem essa fronteira ao recusarem trabalho por "não fazer parte das suas competências" ou por a determinada hora darem por concluído o dia de trabalho. E muitos de nós temos motivos para os invejar. A verdade é que quase todos acabamos por trabalhar, frequentemente, até tarde ou levar trabalho para casa de vez em quando. Mas se der por si a fazer cada vez mais e mais e mais, talvez seja altura de dizer não e não apenas aos outros mas também a si próprio. Trabalhar cada vez mais horas, mesmo com pagamento de horas extraordinárias, desequilibra o balanço entre o trabalho e o lazer, essencial para uma boa saúde e bem estar.

7. Defina e cumpra a sua lista de prioridades
Uma lista de prioridades pode ajudar a definir o essencial do acessório. Pode até manter listas simultâneas: uma de menor prioridade com as tarefas menos importantes e outra de alta prioridade com as tarefas urgentes. Pode também definir uma de baixa prioridade, ou seja, coisas que seria interessante fazer quando houver tempo. Há quem faça apenas uma lista de coisas que têm para fazer no dia seguinte.

8. Agrupe as tarefas de acordo com as competências necessárias
Para rentabilizar o seu tempo experimente fazer as tarefas que requerem máxima concentração e a máxima eficiência naquela parte do dia em que os seus níveis de energia e atenção estão no auge. Se conseguir coordenar esses períodos de forma a que sejam os mesmos em que há menos interrupções, melhor. Da mesma maneira, tente calendarizar tarefas de baixa envolvência para aquela altura do dia em que acha mais difícil concentrar-se.

9. Mantenha-se atento a "atalhos"
Nunca é tarde para aprender e para incorporar novas técnicas e métodos de trabalho. De facto, quanto mais tempo estiver a desenvolver uma actividade mais oportunidades terá para melhorar, explorar e testar técnicas. Encontrar, adaptar e aplicar técnicas mais eficientes poupa, não só, tempo como poderá também contribuir para reduzir o excesso de trabalho.   

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