Organize o seu espaço


Ambiente de Trabalho

SAPO Emprego

Uma área mais funcional e produtiva.


É verdade que uma secretária desarrumada pode ser sinal de produtividade e de uma mente criativa mas, muitas vezes, é o verdadeiro inimigo da gestão eficaz do tempo. Quantas vezes já deu por si a pensar que devia arrumar a sua secretária? E a pensar que, de certeza há uma forma de aproveitar melhor o espaço que tem à sua disposição? Conheça as nossas dicas para tornar o seu espaço de trabalho mais funcional e simultaneamente mais produtivo.

·         Se for dextro coloque o seu telefone do lado esquerdo da secretária, se for canhoto, faça o contrário.

·         Se tiver hipótese, escolha equipamentos wireless. Um teclado e rato sem fios são o suficiente para libertar bastante a sua secretária.

·         Limite-se a ter em cima da secretária os objectos que utiliza pelo menos duas ou três vezes por semana. Guarde o resto em gavetas ou armários.

·         A proximidade dos objectos deve ser definida de acordo com a frequência com que são utilizados. Deixe mais perto as coisas que utiliza com maior regularidade.

·         Não faça colecção de canetas, lápis e marcadores. Guarde dois ou três de cada, dificilmente irá precisar de mais.

·         Utilize tabuleiros próprios para organizar papéis. Reserve um tabuleiro que sirva como “Caixa de Entrada”, no qual fiquem os papéis que ainda não tenham sido utilizados e outros tabuleiros classificados por temas ou pessoas. Nestes tabuleiros devem apenas ficar papéis importantes. Organize os restantes em arquivos que fiquem guardados em armários.

·         Elimine tudo o que sejam impressões, logo que tenha tratado do assunto em questão. O documento está guardado no seu computador, por isso não precisa de ter mais papel à solta na sua secretária.

·         Mantenha um caderno A5 junto ao telefone para ir tirando as notas necessárias. Desta forma evita ter uma série de papéis e post-its perdidos na sua secretária.

·         O ideal é que os homens guardem a sua carteira, chaves e outros objectos pessoais numa gaveta. Se não tiver gavetas, utilize o espaço “morto” por baixo do monitor do seu PC. As mulheres podem deixar a carteira no chão ou, se o espaço for suficiente, num canto da secretária.

·         Procure reduzir a quantidade de objectos pessoais. Se faz questão de ter perto de si fotos dos seus filhos ou do seu casamento, reduza para uma moldura, em vez de cinco. Outra ideia é prender a foto com um clip à divisória da sua secretária, dessa forma não está a “desperdiçar” espaço da sua secretária.

·         Se no final de cada dia, deitar fora as coisas de que já não precisa, vai ver que terá muito maior facilidade em manter a ordem. Procure transformar isto num hábito e verá que todas as manhãs será mais fácil começar o dia da melhor forma.

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