Uma comunicação fluida e eficaz é um requisito indispensável em qualquer ambiente de trabalho. Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser corretamente percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave nas relações profissionais.

Para o ajudar a melhorar as suas competências nesta área, selecionámos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.

  • Atitudes defensivas/agressivas.  Muitas pessoas perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um reparo menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de imediato com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o que a outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos plausíveis, pois só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.
  • Emails confusos, pouco claros.  As dificuldades de comunicação associadas a emails tanto podem acontecer quando é partilhada demasiada informação como quando as mensagens são muito sintéticas e acabam por não transmitir uma mensagem compreensível. Sendo o email uma das formas de contacto mais utilizadas no ambiente profissional, é necessário ter cuidados extra para evitar este tipo de falhas de comunicação.
  • Estar desatualizado.  Transmitir informação desatualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados relevantes pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber se a situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado. Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reúna todos os elementos necessários para saber do que se trata.
  • Falar muito.  É um erro pensar que o segredo de uma boa comunicação está no excesso de informação transmitida.  Seja com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o facto de não se cingir à informação essencial e fazer perder muito tempo com pormenores irrelevantes, faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção ao que está a dizer se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser realmente importantes.
  • Apresentações/Discursos.  Não transforme as suas exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência, seja em apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua mensagem.
  • Não “olhar para fora”.  Quando uma pessoa está muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas vezes, por assumir que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo com que não seja muito esclarecedora.
  • Não ouvir.   Para bem comunicar, saber ouvir é tão importante como saber falar. Aprenda a assimilar e compreender a informação que lhe está a ser transmitida e deixe o seu interlocutor chegar ao fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper com dúvidas sobre o que está a ser dito.
  • Não pensar antes de falar.  O segredo de uma boa comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a verdade é que algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem articulada simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem. Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.
  • Não reconhecer que não sabe.  Ao contrário do que poderia à partida parecer, não assumir a falta de conhecimentos ou competências em determinada área, apenas faz aumentar a sua vulnerabilidade a discussões infundadas e falhas de comunicação. É preferível escusar-se a dar uma opinião, até aprofundar um pouco o tema, do que falar do que não sabe, originando discussões desnecessárias e pondo em risco a sua credibilidade geral.
  • Não ser consistente.  A comunicação não é só aquilo que dizemos, mas também as mensagens que, através do corpo e do olhar, transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem que a sua linguagem corporal está a contrariar é um erro e facilmente detetado pelos seus recetores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de otimismo demonstrando tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem transmitida.
  • Ouvir música através de auscultadores.  As opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião que ouvir música diminui a produtividade, enquanto outras consideram que ajuda a manter a concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de trabalho e para ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que prefere estar isolado, criando uma barreira forte à comunicação com os seus colegas de trabalho.
  • Porta fechada.  Atualmente já são muitas as empresas que têm openspacespara, entre outras coisas, eliminar barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as pessoas continuam em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua comunicação. Nestes casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de que não quer ser incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em que realmente precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para quando for essencial ter algum sossego para concentrar-se.
  • Selecionar destinatários.  Ser demasiado restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de email ou de pessoas convocadas para uma reunião pode gerar mal-entendidos ou confusões desnecessárias. Apesar da regra dever ser a da comunicação transparente e sem bloqueios, o excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha qualquer envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em causa os objetivos propostos.