É verdade que uma secretária desarrumada pode ser sinal de produtividade e de uma mente criativa, mas, muitas vezes, é o verdadeiro inimigo da gestão eficaz do tempo. Quantas vezes já deu por si a pensar que devia arrumar a sua secretária? E a pensar que, de certeza há uma forma de aproveitar melhor o espaço que tem à sua disposição? Conheça as nossas dicas para tornar o seu espaço de trabalho mais funcional e simultaneamente mais produtivo.

  • Se for dextro coloque o seu telefone do lado esquerdo da secretária, se for canhoto, faça o contrário.
  • Se tiver hipótese, escolha equipamentos wireless. Um teclado e rato sem fios são o suficiente para libertar bastante a sua secretária.
  • Limite-se a ter em cima da secretária os objetos que utiliza pelo menos duas ou três vezes por semana. Guarde o resto em gavetas ou armários.
  • A proximidade dos objetos deve ser definida de acordo com a frequência com que são utilizados. Deixe mais perto o que utiliza com maior regularidade.
  • Não faça coleção de canetas, lápis e marcadores. Guarde dois ou três de cada, dificilmente irá precisar de mais.
  • Se no seu trabalho ainda utiliza muitos papéis, use tabuleiros próprios para organizá-los. Reserve um tabuleiro que sirva como “Caixa de Entrada”, no qual fiquem os papéis que ainda não tenham sido analisados e outros tabuleiros classificados por temas ou pessoas. Nestes tabuleiros devem apenas ficar papéis importantes. Organize os restantes em arquivos que fiquem guardados em armários.
  • Mantenha um caderno A5 junto ao telefone para ir tirando as notas necessárias. Desta forma evita ter uma série de papéis e post-its perdidos na sua secretária.
  • Procure reduzir a quantidade de objetos pessoais. Se faz questão de ter perto de si fotos dos seus filhos ou do seu casamento, reduza para uma moldura, em vez de cinco. Outra ideia é prender a foto com um clip à divisória da sua secretária, dessa forma não está a “desperdiçar” espaço que pode ser útil.
  • Se no final de cada dia, deitar fora as coisas de que já não precisa, vai ver que terá muito maior facilidade em manter a ordem. Procure transformar isto num hábito e verá que todas as manhãs será mais fácil começar o dia da melhor forma.