Descrição da Função

A Vanguard Properties, atualmente o maior promotor imobiliário residencial a atuar em Portugal, encontra-se em fase de expansão. Com uma carteira de projetos única e de elevada qualidade, pretende reforçar a sua equipa em Lisboa, com a integração de um(a) Executive Assistant . Principais Responsabilidades : Receção e Serviço Administrativo - Prestar suporte direto ao Board e à Comissão Executiva. - Apoiar a organização de eventos internos e receber e acompanhar visitantes - Gerir chamadas, emails, correspondência e pedidos de informação - Apoiar os departamentos em tarefas administrativas, recolha de assinaturas e arquivo - Inserir documentos na plataforma de gestão documental e gerir a base de dados de contactos - Organizar tarefas e procedimentos gerais do escritório, assegurando profissionalismo, discrição e confidencialidade Apoio a Reuniões: - Efetuar o agendamento de reuniões - Assegurar a reserva e preparação das salas e acompanhar participantes externos. Gestão de Escritório & Facilities: - Garantir as condições das áreas comuns e apoiar a gestão corrente das instalações - Apoiar o Office, Facilities & Procurement Associate sempre que necessário Perfil: - Formação Superior, preferencialmente em Secretariado, Administração ou áreas similares (obrigatório) - Mínimo de 5 anos de experiência em assistência executiva e/ou gestão administrativa de escritório (obrigatório) - Inglês avançado e conhecimentos de Francês valorizados - Conhecimentos intermédios de Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook - Conhecimentos de Filedoc valorizados - Excelentes competências de planeamento, organização, comunicação, relacionamento e análise Oferecemos: - Integração numa empresa financeiramente sólida e em fase de crescimento; - Participação numa estrutura financeira dinâmica, com exposição a várias empresas e projetos imobiliários de referência;

Localização

• Lisboa, Portugal