Descrição da Empresa

The Garden é uma associação cultural e artística sem fins lucrativos que cultiva a criatividade e a conexão entre pessoas diversas. Estamos a construir uma equipa colaborativa para apoiar as necessidades em evolução do nosso projeto. Juntos, criamos experiências únicas uns para os outros e para pessoas de todo o mundo.

Descrição da Função

O secretário-geral será responsável pela gestão e execução de uma série de tarefas relacionadas com a recolha de documentação, a comunicação com as instituições e a garantia do cumprimento da legislação relevante. Esta função apoia as operações através do tratamento de tarefas administrativas, da coordenação de processos legais e regulamentares e do fornecimento de feedback às principais partes interessadas. O candidato ideal deve ser altamente organizado, ter fortes capacidades de comunicação e ser proficiente na gestão de vários processos jurídicos, fiscais e administrativos.

• 1. Recolha de documentação e análise legislativa: Recolher, organizar e manter toda a documentação necessária para o cumprimento dos regulamentos legais e institucionais. Analisar os quadros legislativos relacionados com as operações e fornecer atualizações regulares sobre alterações ou riscos potenciais. Identificar proativamente questões relacionadas com a conformidade regulamentar e oferecer soluções.
• 2. Comunicação com as instituições: Servir como principal ponto de contacto para instituições, tais como gabinetes governamentais e organismos reguladores. Investigar e resolver questões relacionadas com requisitos legais (por exemplo, licenças de ruído, relatórios sobre fogueiras) e outros processos que afetam a organização. Manter uma comunicação regular com o contabilista, assegurando que os processos financeiros e fiscais são concluídos de forma eficiente.
• 3. Estudos de casos e investigação: Realizar pesquisas sobre questões legais específicas, como leis de gestão de terras, regulamentos de segurança contra incêndios e a legalidade da replantação de certas espécies de árvores. Resumir as conclusões e apresentar recomendações para efeitos de tomada de decisões.
• 4. Coordenação de processos administrativos e de conformidade: Coordenar esforços para manter e atualizar os registos dos funcionários, incluindo mapas de férias, registos de formação e horários de trabalho. Apoiar o cumprimento dos regulamentos de segurança contra incêndios e de desobstrução de terrenos, incluindo a pesquisa e a comunicação das obrigações legais.
• Supervisionar o armazenamento de documentos e a acessibilidade dos elementos de conformidade obrigatórios, trabalhando em estreita colaboração com a administração para garantir a manutenção de registos atualizados.
• 5. Administração financeira Gerir pagamentos, impostos e taxas judiciais em nome da organização e das partes interessadas associadas. Coordenar com o contabilista a gestão das facturas, as declarações fiscais e os pagamentos à segurança social. Resolver discrepâncias nas facturas, contactando os fornecedores e assegurando a manutenção de registos precisos.
• 6. Apoio aos órgãos diretivos: Ajudar a manter registos atualizados dos órgãos sociais da organização. Assegurar que a documentação legal reflecte o estado atual da governação e evitar a apresentação de informações desatualizadas. Facilitar a pesquisa de seguros de grupo e outras necessidades legais para as operações da organização.
• 7. Tarefas administrativas diversas: Fornecer atualizações regulares e feedback sobre todas as tarefas relacionadas com os processos institucionais e a conformidade. Prestar assistência a pedidos ad hoc da direção, incluindo a obtenção de licenças ou certificados de organismos governamentais. Aquisição de material de escritório geral Outras tarefas administrativas ad-hoc

Competências

• Fluente em português e inglês, nível C1 ou equivalente em ambas as línguas.
• Conhecimentos sólidos dos procedimentos administrativos e dos quadros jurídicos.
• Excelente capacidade de investigação e de resolução de problemas.
• Grande atenção aos pormenores e capacidade de organização.
• Competência na gestão de processos financeiros, incluindo pagamentos de impostos e acompanhamento de facturas.
• Fortes capacidades de comunicação, tanto escrita como verbal, para estabelecer uma ligação eficaz com as partes interessadas internas e externas.
• Capacidade de realizar várias tarefas e gerir eficazmente prioridades concorrentes.

Localização

• Geraz do Lima, Portugal