Instant Messaging no Emprego


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Regras para um uso consciente desta ferramenta.

A popularidade dos serviços de  Instant Messaging (IM) , como o Sapo Messenger, nos dias de hoje é inquestionável. Seja em casa, no trabalho ou na escola, qualquer utilizador frequente de internet utiliza pelo menos um dos serviços disponíveis no mercado. E as vantagens associadas a este meio de comunicação são cada vez mais diversas: rapidez, gratuitidade, transferência de ficheiros, chamadas de pc para telefones, conversas em grupo, entre outras.
Na área profissional, as vantagens também são inúmeras e o IM vem cada vez mais substituindo o telefone e contacto pessoal para fins tão diferentes como o tirar dúvidas com pessoas da mesma área, comunicar com colegas da empresa ou mesmo falar com clientes e parceiros.
Neste cenário, não são já raros os casos em que nas empresas reina o silêncio, ouvindo-se pouco mais para além do teclado dos computadores. Mesmo entre pessoas que estão lado a lado, a comunicação via  instant messaging  é muitas vezes o meio preferido para contacto.
Se a sua empresa permite a utilização deste meio de comunicação, confira algumas das regras para um uso consciente desta ferramenta.

# Não utilize o IM para transmitir informações confidenciais. Estes meios são alvos preferenciais de  hackers  e vírus pelo que deverá ter especial cuidado para não colocar em risco o sigilo profissional.

# Organize os seus contactos por grupos para não correr o risco de “puxar” um cliente ou o chefe para uma conversa informal entre amigos.

# Procure limitar as conversas de cariz pessoal. Não permita que o IM ocupe muito do seu tempo e o distraia das suas reais obrigações profissionais, contribuindo para a diminuição da sua produtividade.

# Tenha em mente que estas mensagens podem ser guardadas, e utilizadas indevidamente ou mesmo fora do contexto. Tenha particular atenção ao que escreve.

# Nas conversas de carácter profissional, não descure os cuidados com a linguagem utilizada e com a correcção ortográfica.

# Enquanto estiver no trabalho, evite ter no seu perfil frases ou fotos demasiado íntimas. Mesmo fora do horário laboral, lembre-se que existem contactos profissionais na sua lista e que deverá preservar a sua imagem o mais possível.

# Antes de começar a utilizar o serviço configure as suas definições pessoais. Por exemplo: pasta onde deverá receber ficheiros, perfil pesquisável na comunidade, etc...

# Seja breve. Não é suposto enviar “testamentos” pelo IM! Quando a mensagem que tiver de transmitir for muito longa, opte antes por utilizar o e-mail.

# Se estiver a iniciar uma conversa pergunte antes se aquela é uma boa altura. Da mesma forma, se for chamado para uma conversa numa altura em que não lhe convém estar distraído, não tenha receio de dizer que aquele não é o melhor momento.

# Utilize alertas como “ausente”, “ocupado”, “em reunião” ou “ao telefone”, por exemplo, para que os outro percebam que naquele momento não está disponível para falar. Da mesma forma não inicie conversa com alguém que apresenta algum destes estados.

# Por ser instantâneo, este meio pode trazer problemas com o facto de exigir uma resposta imediata (o que não acontece com o e-mail). Quando sentir que não tem capacidade de resposta opte por desligar o serviço ou bloquear os amigos.

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